POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ
Mise à jour le 6 juin 2024
DS Avocat Canada S.E.N.C.R.L. s.r.l. (« DS » , « nous » ou « cabinet ») s'engage à préserver la confidentialité des renseignements personnels recueillis auprès de ses clients et de tiers (« vous ») dans le cadre de la prestation de services juridiques et l’exercice de ses activités.
La présente Politique de confidentialité (ci-après la « Politique ») a été mise en place dans le but de vous aider à comprendre nos pratiques en matière de collecte, d’utilisation, de divulgation et de conservation conformément aux exigences de la réglementation en vigueur, y compris les lois sur la protection des renseignements personnels, ainsi qu'aux obligations professionnelles auxquelles sont tenus les Membres du cabinet.
Cette Politique s’applique à tous les associés, professionnels, salariés et membres du personnel de DS (les « Membres du cabinet ») ainsi qu’aux fournisseurs, consultants et partenaires d’affaires du cabinet.
Consentement
En fournissant des renseignements personnels à DS ou à ses fournisseurs de services et mandataires, vous nous donnez l'autorisation de collecter, utiliser et divulguer ces renseignements personnels conformément à la présente politique de confidentialité et tel qu'autorisé ou requis par la loi.
Sous réserve des exigences légales et contractuelles, vous avez la possibilité de refuser ou de retirer votre consentement pour certaines finalités à tout moment en contactant le responsable de la confidentialité de DS. Si vous refusez ou retirez votre consentement, cela pourrait affecter notre capacité à vous fournir ou à continuer de vous fournir certains services ou informations qui pourraient vous être utiles. Toute requête de service doit être accompagnée par des renseignements personnels pour qu’on puisse traiter vos demandes.
En conséquence, la personne donne au cabinet l'autorisation de recueillir, utiliser, et partager ces renseignements avec des tiers. De plus, elle accorde la permission d'utiliser et de conserver les données personnelles aussi longtemps que nécessaire (voir paragraphe Durée de conservation des données). Cette autorisation reste valide même après la résiliation de la relation avec le cabinet, à moins que la personne ne la révoque formellement par écrit.
Par ailleurs, si vous fournissez à DS ou à ses fournisseurs de services et mandataires des renseignements personnels concernant un autre individu, vous déclarez avoir le pouvoir nécessaire pour le faire et/ou avoir obtenu tous les consentements nécessaires de la part de cet individu pour nous permettre de collecter, d'utiliser et de communiquer ces renseignements personnels aux fins énoncées dans la présente politique de confidentialité.
Le cabinet ne fait usage ni ne divulgue de renseignements personnels sans le consentement de la personne concernée, sauf dans les cas où cette mesure est autorisée ou exigée par la loi.
Nature des renseignements personnels collectés par DS
La législation canadienne en matière de protection de la confidentialité définit généralement les "renseignements personnels" comme toute information qui concerne une personne physique et qui permet de l’identifier de manière directe ou indirecte. Dans le contexte de la présente politique, les "renseignements personnels" englobent les informations relatives à une personne identifiable, telles que définies périodiquement par la législation applicable en matière de protection de la confidentialité.
Dans le cadre de nos activités et de la prestation de nos services, nous sommes susceptibles de collecter et de traiter divers types de renseignements personnels, notamment :
- des renseignements d’identité (nom, prénom, état civil, date de naissance, copies de permis de conduire, copies de carte d’assurance-maladie, données provenant de passeports etc.)
- des coordonnées de contact (adresse postale, adresse de courrier électronique et un numéro de téléphone;
- des renseignements financiers et de facturation (données sur le crédit, compte bancaire, adresse de facturation et sources de financement collectées conformément aux lois anti-blanchiment et intégrées à nos procédures d'acceptation client);
- des renseignements de nature commerciale, notamment les renseignements fournis dans le cadre de la relation contractuelle ou de la relation client entre vous ou votre entreprise et DS, ou autrement fournis volontairement par votre entreprise;
- des renseignements pertinents à la prestation de nos services, notamment des renseignements personnels relatifs à un litige, une plainte, une enquête, un arbitrage ou à tout autre conseil juridique demandés;
- des renseignements relatifs au marketing et aux préférences de communication;
- des renseignements sur l’utilisation de notre site Web et d’autres renseignements techniques (détails concernant les visites de notre site Web, interaction avec notre contenu en ligne, renseignements collectés au moyens de témoins ou d’autres technologies de suivi). Pour plus d’informations à ce sujet, veuillez consulter notre Politique de gestion des cookies;
- des renseignements relatifs aux embauches (curriculum vitae, scolarité, antécédents professionnels, titre de poste, nom de l’employeur, vérification des antécédents judiciaires et tout autre renseignement pertinent à un recrutement potentiel par notre cabinet);
- des renseignements personnels fournis par nos clients ou pour leur compte ou des renseignements produits par DS dans le cadre de notre prestation de services, pouvant, lorsque pertinent, inclure certains renseignements personnels sensibles (notamment, l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques, l’appartenance syndicale, les données génétiques ou biométriques, l’état de santé mentale ou physique, la vie sexuelle ou l’orientation sexuelle);
- des renseignements personnels concernant un client, un fournisseur, un conseiller ou un sous-traitant, ainsi que sur leurs administrateurs, dirigeants, actionnaires, parties adverses, témoins potentiels ou actuels, autres avocats, médiateurs et arbitres.
Modalités de la collecte
La plupart des renseignements personnels collectés par DS à votre égard sont collectés directement auprès de vous, notamment, lorsque vous interagissez avec en visitant nos bureaux ou en communiquant avec nous par téléphone, par courriel, par télécopieur, par vidéo-conférence, par message texte ou par l’intermédiaire de notre site Web ou de nos réseaux sociaux. De plus, nous collectons vos renseignements personnels lors de votre inscription à nos formations, nos séminaires, notre infolettre et nos activités de recrutement.
DS peut également collecter certains renseignements vous concernant par le biais de plates-formes accessibles au public ou auprès de tiers, notamment mais non limitativement, des institutions financières, des témoins dans le cadre de litiges, d’autres parties engagées dans votre opération ou dossier, des comptables ou autres conseillers professionnels et bureaux de crédit.
De plus, nous collectons automatiquement certains renseignements non identifiables lorsque vous naviguez sur notre site Web ou lorsque vous cliquez ou ouvrez les courriels que DS vous envoie.
Lors de la collecte d'informations personnelles, le cabinet pourrait utiliser des technologies intégrant des fonctionnalités d'identification, de localisation et de profilage. Le profilage implique la collecte et l'utilisation des caractéristiques d'une personne pour évaluer des traits spécifiques qui la concernent.
Limitations
Nous ne collectons pas délibérément d’informations auprès d’un mineur de moins de 14 ans. Si vous avez moins de 14 ans, veuillez ne pas nous fournir de renseignements personnels à moins de nous fournir expressément une preuve du consentement explicite du titulaire de l’autorité parentale ou du tuteur. Si vous êtes titulaire de l’autorité parentale ou tuteur et vous constatez que votre enfant nous a fourni des renseignements personnels, merci de nous contacter. Si nous apprenons que nous avons recueillis des informations personnelles auprès d’un mineur de moins de 14 ans sans avoir préalablement obtenu le consentement d’un titulaire de l’autorité parental ou du tuteur, les mesures appropriées seront prises afin de détruire les renseignements ainsi recueillis.
Tout renseignement personnel nous ayant été fourni préalablement à ce que nous ayons confirmé par écrit que nous nous engageons à vous représenter ou à représenter votre entreprise ou organisation ou à agir pour le compte de votre entreprise ou organisation ne sont pas visés par le secret professionnel puisqu’une relation avocat-client n’est pas alors établie. En conséquence, ces renseignements personnels pourraient être divulgués à des tiers.
Finalités de la collecte, de l’utilisation ou de la communication des renseignements personnels
DS collecte, utilise et communique des renseignements personnels uniquement aux fins spécifiées aux présentes et auxquelles vous avez consenties au moment de la collecte, en conformité avec la loi applicable.
De manière générale, nous collectons les renseignements personnels de nos clients et d’autres personnes:
- afin d’établir, entretenir et gérer nos relations avec nos clients ainsi que nos relations d’affaires;
- afin de fournir des services et conseils juridiques à nos clients et d’exercer nos activités professionnelles;
- afin d’examiner la présence de conflits d'intérêts afin de déterminer la possibilité de nous engager dans une relation professionnelle avec un client, ou dans une relation commerciale avec un fournisseur ou un tiers;
- afin de respecter nos obligations juridiques et professionnelles, notamment les règles relatives à l’identification et la vérification des clients, ainsi que les autres exigences des barreaux provinciaux auxquels nos avocats sont membres;
- afin de se conformer aux exigences légales et aux ordonnances des tribunaux;
- afin de communiquer avec un client, un fournisseur ou un tiers et/ou lui offrir des services et gérer son dossier;
- afin d’assurer la facturation, la gestion comptable de nos services et à des fins de recouvrement;
- à des fins de recrutement de personnel;
- afin de veiller à la sécurité de notre personnel, de nos clients, de nos installations, de notre site Web, de notre équipement et réseau informatique ainsi que dans le but de détecter et prévenir la fraude et le vol;
- à des fins de communication avec nos clients de matériel promotionnel, notamment notre infolettre;
- à des fins de vérifications internes, externes et réglementaires;
- à toute autre fin autorisée ou requise par la loi ou la réglementation applicable;
- à toute autre fin à laquelle vous avez consentie.
Destinataires des données personnelles
Vos renseignements personnels peuvent être communiqués avec différents destinataires, notamment :
Nos fournisseurs : Nous collaborons avec des fournisseurs de services tiers qui nous aident dans la gestion de diverses technologies, telles que le site Web, le développement d'applications, la maintenance, le traitement des données, ainsi qu’à des fournisseurs qui nous offrent des services de administratifs et de gestion des documents.
Nous limitons la transmission d'informations à nos fournisseurs de services aux seules données nécessaires à l'exécution de leurs fonctions. Les contrats conclus avec ces fournisseurs les engagent à préserver la confidentialité de ces informations. La sélection de ces partenaires est effectuée selon des critères rigoureux, et tous sont tenus de respecter scrupuleusement les normes de confidentialité définies dans nos accords contractuels.
Obligation légale : Lorsque les lois en vigueur l'exigent, nous sommes susceptibles de divulguer des renseignements personnels et d'autres informations aux autorités gouvernementales et aux organismes chargés de l'application de la loi. Il est important de noter que cette divulgation peut intervenir en conformité avec les obligations légales qui nous incombent.
Autres : Nous pouvons communiquer des renseignements personnels à des tierces parties telles que des parties adverses, des parties intéressées, des avocats et conseillers adverses, des témoins, des décideurs et des experts.
Mesures de protection
Nous adhérons aux normes largement reconnues dans le domaine juridique pour sécuriser les renseignements personnels que nous recevons, tant lors de leur transmission que lors de leur réception. Nous avons mis en place des mesures de sécurité physiques, technologiques et organisationnelles. Cela comprend l’instauration de politiques et procédures relatives au traitement des renseignements personnels, la formation de notre personnel, l’établissement de systèmes de contrôle d’accès restreint à nos installations, mise en place des restrictions d’accès à nos serveurs et aux fichiers y étant répertoriés.
Malgré tous les efforts déployés, aucune méthode de transmission ou de stockage électronique n'est totalement à l'abri des risques. En conséquence, nous ne pouvons garantir la sécurité absolue de vos renseignements personnels. En ayant recours à nos services et en nous transmettant vos renseignements personnels, vous reconnaissez et acceptez que vous le faites à vos propres risques. Nous ne pouvons également pas assurer que ces informations ne seront pas consultées, obtenues, divulguées, modifiées ou détruites en raison d'une violation de nos mesures de sécurité physiques, technologiques et organisationnelles. Si vous avez des raisons de croire que vos renseignements personnels ont été compromis, nous vous prions d’en informer immédiatement le Responsable de la protection des renseignements personnels dont les coordonnées figurent à la section « Nous joindre ».
L’entreposage de vos renseignements personnels
Vos données personnelles sont conservées de manière sécurisée, que ce soit dans nos locaux ou sur des serveurs sous le contrôle de DS, situés soit dans nos propres bureaux, soit dans ceux de nos prestataires de services.
DS met en œuvre des mesures de sécurité administratives et technologiques adaptées au niveau de sensibilité de vos renseignements personnels pour en assurer la confidentialité. Nous utilisons des réseaux de données sécurisés, protégés par des pares-feux conformes aux normes de l'industrie. Nous veillons à la sécurité des renseignements personnels des clients communiqués à des tiers aux fins de traitement.
Durée de conservation des données
La durée de conservation des renseignements personnels varie en fonction des services offerts et de la nature des informations. Conformément à la politique du cabinet sur la conservation des dossiers, les dossiers clients sont conservés selon les périodes fixées par les barreaux compétents. Ces périodes varient généralement entre sept (7) et quinze (15) ans (selon la juridiction) après la clôture du dossier. De plus, la politique prévoit une durée de conservation prolongée pour certains types de dossiers, en raison de leur caractère spécifique. Lorsque les renseignements personnels ne sont plus nécessaires, le cabinet les supprime ou les détruit en conformité avec ses politiques et procédures en vigueur, et ce, que ce soit à la demande du cabinet ou en conformité avec la loi.
Transfert de données personnelles
DS peut sauvegarder et traiter vos renseignements personnels dans ses bureaux de Québec, Montréal, Ottawa, Gatineau, Calgary et Vancouver. Nos serveurs sont situés au Canada. De plus, certains de vos renseignements personnels pourraient être stockés chez certains de nos fournisseurs de services tiers situés au Canada et en France.
De surcroît, le cabinet fait partie de réseau mondial de cabinets d’avocats « DS Avocats » et, dans la mesure où cela pourrait être requis pour l’exécution d’un mandat, il est possible que vos renseignements personnels soient transférés vers un pays où DS Avocats est établi (soit l’Allemagne, l’Argentine, la Belgique, le Chili, la Chine, l’Espagne, la France, l’Italie, le Maroc, le Pérou, le Sénégal, Singapour et le Vietnam). Advenant une telle situation, vous serez avisés d’un tel transfert.
Vos droits et leurs modalités d’exercice
Droit d’accès : À votre demande par écrit, DS vous informera, sauf exceptions spécifiques, de l'existence, de l'utilisation et de la divulgation à des tiers de vos renseignements personnels, ainsi que vous offrira la possibilité d'y accéder. Veuillez envoyer vos demandes d'accès à notre Responsable de la protection des renseignements personnels, dont les coordonnées sont indiquées à la section intitulée "Nous joindre" ci-dessous.
Droit de rectification : Vous avez le droit de demander la rectification de toute information inexacte vous concernant ainsi que de compléter des données manquantes (par exemple, ajouter le numéro d'appartement à une adresse) en relation avec la finalité du traitement.
Droit à l’effacement des données : Vous avez le droit de demander à DS de supprimer vos données personnelles, sous certaines conditions et sous réserve des exceptions prévues par le droit applicable.
Droit à la limitation du traitement : En cas de contestation de l'exactitude de vos données ou si vous vous opposez à leur traitement, vous avez le droit de demander la limitation du traitement par DS. Dans cette situation, DS examinera votre demande, et vous aurez la possibilité de demander la suspension de l'utilisation de vos données pendant cette période. De même, si DS envisage de supprimer certaines données, vous pouvez demander la limitation de leur traitement, vous permettant ainsi de conserver ces données, par exemple, pour exercer un droit particulier.
Droit à la portabilité des données : Si le traitement de vos données est basé sur votre consentement ou sur un contrat, vous avez le droit de recevoir les données personnelles que vous avez fournies à DS dans un format structuré et largement utilisé. Cela vous permet de transférer ces données à un autre responsable du traitement. Dans la mesure du possible sur le plan technique, vous pouvez également demander à DS de transmettre directement ces données à l'autre responsable du traitement désigné.
Droit d’opposition au traitement : Vous avez la possibilité de vous opposer à l'utilisation de vos données par DS Avocats à des fins spécifiques, en fournissant des raisons liées à votre situation particulière (sauf en cas de prospection commerciale).
Droit de déposer une plainte : Si vous estimez que vos droits à la protection de vos renseignements personnels ou de données ont pu être violés, vous avez le droit de déposer une plainte auprès de l'autorité de régulation compétente ou de recourir aux tribunaux.
Nous joindre
Pour toute question, commentaire ou préoccupations concernant la présente Politique, pour formuler une plainte, pour exercer vos droits ou pour obtenir davantage d’informations sur nos politiques et pratiques relatives au traitement des renseignements personnels, veuillez communiquer avec notre Responsable de la protection des renseignements personnels par courriel à l’adresse privacy@dsavocats.ca ou par courrier postal aux coordonnées suivantes :
DS Avocats Canada S.E.N.C.R.L., s.r.l.
À l’attention du Responsable de la protection des renseignements personnels
400-580, Grande Allée Est
Québec (Québec) G1R 2K2
Canada
Nous nous engageons à répondre à vos préoccupations dans les plus brefs délais et à traiter toutes les questions liées à la confidentialité avec la plus grande attention.
Vous désabonner de nos communications
Pour cesser de recevoir nos communications à caractère promotionnel, notamment notre infolettre, vous pouvez vous désabonner en cliquant sur le lien "se désabonner" situé au bas de chaque courriel promotionnel que vous recevez de notre part.
Nous vous prions de bien vouloir nous accorder un délai raisonnable pour traiter votre demande de désabonnement laquelle sera traitée dans les meilleurs délais conformément à nos procédures internes.
Modification de la présente politique de confidentialité
DS peut être amené à modifier occasionnellement la présente politique, afin notamment de se conformer à toutes évolutions réglementaires, jurisprudentielles, éditoriales ou techniques.
Le cas échéant, nous changerons la date de « dernière mise à jour » et indiquerons la date à laquelle les modifications ont été apportées. Vos renseignements personnels que nous détenons à votre égard seront traités en conformité avec la version de Politique alors en vigueur.
