Adjoint(e) exécutif(ve) / Executive Assistant

Description du poste

Notre bureau de Montréal recherche un(e) adjoint(e) exécutif(ve) pour se joindre à notre dynamique groupe de droit des affaires. Sous la supervision d’un avocat associé du bureau de Montréal le/la titulaire du poste possédera une solide expérience dans le domaine juridique (un atout) ou milieu professionnel des affaires. Il/elle devra démontrer des compétences en leadership et sera responsable de coordonner divers aspects administratifs et opérationnels. Nous recherchons une personne bilingue, extrêmement organisée, et motivée par les défis qu’une organisation en pleine croissance peut offrir.

Vos responsabilités

• Rédaction/transcription de la correspondance, des mémos, des rapports, des comptes rendus et autres pour l’avocat associé;
• Organisation et suivi du courrier;
• Ouverture, classement papier et électronique, suivi et organisation des dossiers;
• Facturation et gestion des diverses données à entrer dans les divers systèmes;
• Recherche de conflits d’intérêts lors de l’ouverture d’un nouveau dossier en suivant la procédure interne;
• Préparation des comptes de dépenses;
• Organisation des rencontres et appels conférences;
• Filtrer et gérer les courriels et appels téléphoniques, en assurant une réponse rapide et appropriée.
• Rédiger, réviser et distribuer les communications internes et externes (mémos, lettres, présentations).
• Suivre l’avancement des projets, s’assurer que les échéances sont respectées, et communiquer les mises à jour nécessaires.
• Collaborer avec d’autres départements pour assurer la bonne exécution des initiatives stratégiques.
• Agir en tant que liaison entre le dirigeant et les parties prenantes internes et externes.
• Maintenir des relations professionnelles avec les partenaires, clients et fournisseurs.
• Anticiper les besoins du dirigeant et prendre les initiatives appropriées pour répondre aux priorités changeantes.
• Soutien à d’autres personnes du bureau, au besoin.
• Exécution d’autres tâches administratives, selon les besoins de l’associée.

Profil recherché

• Un minimum de cinq (5) années et plus d’expérience dans un poste similaire; firme professionnelle un atout.
• Diplôme en secrétariat (DEP) ou en administration (DEC).
• Maîtrise des outils informatiques, tels que Microsoft 365, et des logiciels juridiques comme Maître et iManage (un atout).
• Une excellente maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit, est essentielle pour ce poste, afin de faciliter la collaboration avec nos bureaux et clients à travers le Canada.
• Entregent et respect de la confidentialité.
• Esprit d’analyse, rigueur, minutie et aptitude à collaborer efficacement en équipe.
• Excellente capacité à gérer un grand volume de travail et à respecter les échéanciers.
• Très bonne organisation et gestion des priorités pour assurer une performance optimale.